В профессиональном сообществе прокатчиков последнее время все чаще обсуждаются активные требования заказчиков работать на условиях постоплаты ( отсрочки платежа) и необходимость энергичной борьбы прокатчиков за старую практику бизнеса — предоплату. Почему постоплата становится ключевым фактором на рынке мероприятий? Рассмотрим периоды появления денег у организаторов мероприятий. Я для себя выделяю три крупных типа мероприятий по источнику финансирования. 

1. Мероприятия, финансируемые из бюджета. Государство заказывает мероприятия согласно Федеральному закону от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ. Многие о нем знают и прекрасно понимают, что в этом случае речь идет не только о постоплате мероприятия, но и о необходимости предоставления финансовых гарантий для участия в тендере. 

2. Мероприятия с платным входом. Очевидно, что деньги, полученные после продажи билетов в кассах могут поступить только после начала концерта, но не стоит забывать, что от билетных операторов они поступают позже (страхуются на случай отмены), а спонсоры сегодня дают деньги только после получения отчета о мероприятии. 

3. Корпоративные мероприятия. Заказывая мероприятия, корпорации в настоящее время все чаще переходят к постоплате. Они имеют сложную систему кредитования и перекредитования, и если видят возможность получить товарный кредит еще и с подрядчиков по мероприятию, то активно этим пользуются, тем более государство на этом рынке давно так делает. В подобной ситуации организатор находится под финансовым прессом с двух сторон — постоплаты от заказчика мероприятия и предоплаты от нас, подрядчиков.

 И у организаторов есть два пути: принять риски на себя в виде банковского кредита или разделить этот риск с подрядчиками в виде постоплаты. В итоге мы получаем классическую экономическую вилку «угроза=возможности», то есть угроза остаться совсем без оплаты и возможность создать устойчивое конкурентное преимущество, такое, как умение компании работать с постоплатой. На самом деле многие компании с «проверенными заказчиками» уже давно работают по постоплате, мы даже перехватываем друг у друга оборудование по постоплате. 

И при определенной степени доверия спокойно идем на это. Я предлагаю вместо непродуктивного митинга на тему, «что надо оставить все по-старому», подготовить свою компанию к работе с постоплатой. Для этого надо уделить внимание трем направлениям деятельности: финансовому анализу предприятия, кредитному (долговому) комитету и факторингу. Если у вас годовой оборот компании более 15-17 млн. рублей в год, то советую пригласить на работу финансового директора. Но можно провести в компании несложные изменения.

Проанализируйте свое предприятие с калькулятором, чтобы понять, сколько денег и куда вы тратите, когда вы их тратите, а главное, зачем? 

Например, аренда офиса/аренда склада/оплата контрагентам/погашение кредита. 

Самое простое — это разобраться с графиком расходов. Очень часто расходы приходятся на один и тот же день (например, на конец месяца), в результате если к этому моменту задержатся несколько платежей клиентов, то на счету компании не окажется финансов для покрытия расходов. 

Что можно сделать? Ответ очевиден — разнести эти платежи по месяцу более менее равномерно: первая неделя – аванс, вторая неделя — оплата аренды, третья неделя — выплата зарплаты, четвертая неделя — выплата кредита. Тогда, во-первых, отпадет необходимость создавать большие денежные запасы на счету, во- вторых, система станет более устойчива к кратковременным задержкам платежей по дебиторской задолженности. 

После того как разнесены исходящие платежи, стоит приступить к их анализу по отдельности. При этом если лично вам какие-то затраты кажутся чрезмерными, эту позицию стоит изучить в первую очередь. Опишу несколько личных примеров из практики ведения бизнеса. 

Пример первый: анализ расходов на покупку ламп к приборам показал, что лампы не вырабатывают 20-25% своего ресурса, но их меняют, потому что они либо не светят, либо сгорели. 

Проанализировали причины по направлениям: 1) правильность эксплуатации приборов персоналом; 2) качество ламп; 3) брак в приборах. 

Оказалось, что лампы покупаем «подешевле» и они вырабатывают свой ресурс раньше, чем указано в паспорте. Мы сменили поставщика ламп. В результате срок службы пришел к паспортным показателям, а стоимость «хороших» ламп оказалась всего на 10% дороже «дешевых». 

Пример второй. Анализ оплаты транспортных услуг показал рост транспортных расходов при автоперевозках по городу. Начали анализировать: 1) заказ, 2) погрузка, 3) пробки. Пришли к выводу, что, во-первых, мы плохо готовились к погрузке (то есть люди на склад и машина вызывались на одно и то же время, и машина простаивала 30-40 минут, во-вторых, что звуковой и световой цеха плохо координируют свою работу, заказывая две машины вместо одной или назначая погрузку на одно и то же время. 

По результатам анализа мы отказались от услуг аутосорсинга в диспетчерской службе и наняли собственного диспетчера; его диспетчерские функции распространили на анализ грузоподъемности перевозок (оценка объема); с бригадирами цехов разобрали проблему подготовки к погрузке и ввели штрафные санкции за необоснованный перерасход по транспорту. 

В итоге после трех месяцев работы транспортные расходы не только вошли в норму, но и позволили зарабатывать на транспорте до 15%. 

Теперь, когда вы знаете свои финансовые расходы и график их платежей, наступает момент создания кредитного комитета предприятия для работы с дебиторской задолженностью. В него обязательно должны войти вы и ваши партнеры (владельцы бизнеса, влияющие на решения), финансовый директор и юрист (если есть), главный бухгалтер и вся бухгалтерия, связанная с деятельностью по прокатному бизнесу, все менеджеры по продажам 

Первым делом кредитный комитет вырабатывает правила заключения договоров с постоплатой: 

— определяет сроки, на которые ваша компания предоставляет отсрочку платежа; 

— определяет размеры постоплаты таких договоров как в абсолютной величине, так и в процентах от всех договоров компании; 

— вырабатывает требования к компаниям. 

После этого необходимо создать или заказать в юридической фирме отдельную форму договоров по постоплате с обязательным пунктом о том, что «В случае пользования товарным кредитом Покупатель обязуется предоставить надлежаще заверенные копии следующих документов юридического лица (выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет, письмо банка об открытых расчетных счетах, бухгалтерскую отчетность (форма 1, форма 2), доверенность на подписание договора). Все документы должны содержать надпись «копия верна» и быть заверены подписью генерального директора и печатью покупателя». 

Договора по постоплате не пускайте на «самотек», а подписывайте обязательно до мероприятия! И ваш подписанный экземпляр храните в бухгалтерии. 

Определите круг лиц из высшего руководства компании для визирования такого документа. 

После выработки и оформления свода правил кредитный комитет переходит к еженедельной работе:

 — определяет степень риска неплатежеспособности покупателей. В каждодневной работе мы с вами давно это умеем делать, знаем, кто из наших клиентов платит исправно, кто задерживает платежи и насколько, даже знаем от коллег-конкурентов о том, как платят их покупатели. То есть фактически кредитный комитет занимается сбором и анализом информации по покупателям на рынке; 

— делает прогноз величины резерва по сомнительным долгам. Например, стало известно что покупатель не переведет в нужный день платеж, а по финансовому плану он оплачивал субаренду. Значит директор, финансовый директор, бухгалтер должен начать работу по изменению движения финансовых потоков компании (взять кредит, перенести на поздний срок оплату покупки оборудования и тд.) 

— предоставляет рекомендации по работе с фактическими или потенциально неплатежеспособными покупателями, разрабатывает график напоминаний, с обязательными предварительными звонками, постоянно повышающий уровень проблемы. Поясню на примере: за неделю до платежа ваш менеджер звонит с напоминанием менеджеру заказчика и за три дня — ваш бухгалтер звонит бухгалтеру заказчика (выясняет, нет ли ошибок в счете, документах отчетности). 

Если платеж не прошел, гендиректор (владелец) звонит гендиректору, владельцу (заказчику). На следующем заседании кредитного комитета менеджер, ведущий этот проект, докладывает о причине непоступления денег, после чего составляется новый график этого платежа. 

На первом этапе рекомендуется не позволять менеджерам заключать договора с постоплатой, оставить это право строго за собой! В дальнейшем обязательно вводите при оценке работы менеджера по продажам пункт «Доля просроченной дебиторской задолженности, %» по его проектам. 

Очень важно, чтобы комитет собирался регулярно раз в неделю (удобный день вторник — потому что тогда у «зависших платежей» есть возможность «дойти» в понедельник) с целью контроля дебиторской задолженности и определения дальнейших действий по погашению долгов, в частности, этапов истребования просроченной дебиторской задолженности и ответственных лиц за каждый этап данной процедуры. 

Не стоит забывать, что истребование задолженности — это лишний повод встретиться с должником, обсудить планы и проекты, которые находятся у него в перспективной разработке :-). 

На условиях отсрочки платежа работают многие бизнесы, например, розничная торговля. Естественно, там тоже возникают проблемы с просрочкой по счетам и проблемы с оборотным капиталом предприятия (то есть задолженностей от клиентов много, а зарплату рабочим платить нечем). 

Раньше предприятия брали краткосрочный кредит для пополнения оборотного капитала, сейчас на рынке появилась новая финансовая услуга — факторинг. 

Факто́ринг (англ. factoring от англ. factor — посредник, торговый агент) — это комплекс финансовых услуг для производителей и поставщиков, ведущих торговую деятельность на условиях отсрочки платежа. В упрощенной версии это выглядит так: создается специальный трехсторонний договор факторинга между Заказчиком-Подрядчиком-Факторинговой компанией — посредником. Если покупатель в срок не уплатит вам (Исполнителю) по счету, вы получаете деньги от Фактора (за вычетом его процентов), и требования платежа от Заказчика переходят к Фактору. 

Те фактически вы продаете Фактору свою дебиторскую задолженность с потерей ее части в виде процентов Фактора. Сегодня эти проценты весьма существенны около 30% . Поэтому я предлагаю задуматься о системе стимуляции предоплаты и оплаты в срок. 

Например, предложите дополнительную скидку за предоплату и скидку за внесение платежа раньше срока. Внесите размер этой скидки в правила, разработанные кредитным комитетом, и сообщайте об этом при выставлении каждой сметы. 

В заключение хочу напомнить коллегам, что бизнес и частное предпринимательство связаны с риском. Риск дебиторской задолженности и неплатежей — один из них. Наша задача как предпринимателя увидеть потребность рынка и удовлетворить ее. 

Сегодня условия оплаты для наших клиентов — важный фактор выбора подрядчика, как минимум не меньший по значению, чем размер сметы. 

Анализы, приведенные в примерах, были сделаны в компании «Нева Арт», в которой я был владельцем и генеральным директором. 

Постоплата является самым распространенным способом оплаты услуг в сфере технического оснащения мероприятий в Германии. Такой подход обусловлен возможностью проверить платежеспособность своего заказчика с помощью финансовых реестров. Что касается стимуляции самих платежей, то в расчетных документах и договорах оговариваются условия скидок при оплате в определенные сроки после выставления счета за проведенное мероприятие. 

Например, скидка в размере 5% при оплате в течение недели, 2% при оплате в течение двух недель или полная сумма счета при оплате в течение 30 календарных дней. Естественный вопрос: что же происходит в том случае, если оплата не поступила в указанные сроки? Далее включается механизм так называемых «платных напоминаний», которые, в свою очередь, увеличивают сумму счета. 

Договора к такого рода работам обычно не составляются, поэтому все условия работы фирмы, в том числе и опции постоплаты, а также штрафных санкций, описаны в «Общих правилах работы фирмы», которые имеет каждая фирма. Эти правила пишутся в рамках действующего законодательства, но могут быть дополнены конкретными пунктами «Штрафные санкции при несвоевременной оплате» и т.п. 

В связи с этим «пожатием рук» заказчика и подрядчика перед мероприятием является некий бланк заказа оборудования на мероприятие, где указана информация о наличии «Общих правил работы фирмы» с возможными бонусами и штрафными санкциями.